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Dokument-Anhänge zwingen Outlook in die Knie

    Problemsituation

  • E-Mail-System überlastet
  • Sinnvolle Postfachgröße überschritten
  • Outlook macht Probleme

    Unternehmen

  • Müller-Wrede & Partner Rechtsanwälte
  • ca. 40 Mitarbeiter
  • Standort Berlin

Lösung

Auch in Anwaltskanzleien werden umfangreiche Dokumente immer öfter elektronisch als E-Mail- Anhang versendet und empfangen. Die Vielzahl von Dateien überflutet die Benutzerpostfächer. Der Server macht Probleme. „Kollege“ Outlook wird träge und leistet sich Fehler, die nur durch erhöhte Aufmerksamkeit der Mitarbeiter ausgemerzt werden können. Ein Löschen von vorhandenen E-Mails ist wegen der nötigen Nachvollziehbarkeit der Mandatsbearbeitung unmöglich…

Nach der Analyse der Probleme liegt für OCCAMI die Lösung auf der Hand: Wo Dammbrüche zu erwarten sind, müssen Überflutungsflächen her. In diesem Fall ein Archivsystem, das die automatische Auslagerung von E-Mails vornimmt. OCCAMI durchforstet den Markt nach einer geeigneten Archivierungssoftware und setzt die zweckdienlichste zusammen mit einer Antispamlösung ein, die den E-Mailverkehr zusätzlich eindämmt. Der Vorteil: Die vorhandene E-Mail-Serversoftware kann auf unbegrenzte Zeit weiter betrieben werden. Denn ab jetzt reicht es, E-Mails nur für einen definierten Zeitraum vorzuhalten. Alle älteren E-Mails werden vom Archivsystem verwaltet und bleiben dort unbegrenzt und unveränderlich erhalten. Outlook arbeitet wieder störungsfrei und schnell.

Der Zugriff auf das E-Mail-Archiv ist für die Mitarbeiter unproblematisch über Outlook möglich. E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern bleiben erhalten und deren Tätigkeiten nachvollziehbar. Das Archivsystem erfüllt zudem die gesetzliche Pflicht zur Archivierung von E-Mails.

    Kernkomponenten der Lösung

  • Problemanalyse
  • Marktanalyse und Produktrecherche
  • Technische und organisatorische Softwareeinführung

    USP

  • Ganzheitliche Beratung
  • Flexibilisierung der Arbeitsabläufe
  • Nachhaltigkeit und Skalierbarkeit